SIMODIS - Proses Matching Manual (Input Invoice PPE)

Proses Matching Manual
Proses Matching Manual adalah proses dimana pelapor dapat melakukan proses penyesuaian nomor invoice antara nomor invoice dokumen (PPE/PPI) dengan nomor invoice arus uang (Incoming/Outgoing). Proses penyesuaian ini dapat dilakukan pada menu-menu berikut dengan langkah-langkahnya :

Input Invoice PPE
Input Invoice PPE dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
A. Melalui Web interaktif:
Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice kurang dari 5 (lima) data
1. Menghapus invoice untuk menghapus nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
2. Mengedit invoice untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
3. Menambah invoice untuk menambahkan nomor invoice baru ke dalam data PPE

B. Melalui upload template excel (Minimum MsExcel 2013):
Menghapus dan menambah invoice untuk menggantikan data invoice yang sudah ada sebelumnya dengan nomor invoice yang baru

C. Melalui mekanisme download dan upload excel:
1. Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice lebih dari 5 (lima) data
2. Mengedit invoice melalui upload data untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah ada sebelumnya melalui mekanisme upload file excel

A.1. Input Invoice PPE (Menghapus Invoice)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Jika data sudah tampil, pilih PPE yang akan dihapus
e. Klik detail PPE-nya, dengan melakukan klik ceklis pada kolom detail PPE nya
f. Untuk menghapus nomor invoice, klik pada ikon sampah warna merah
g. Setelah muncul pop up konfirmasi, pilih “Yes” untuk menghapus nomor invoice dan pilih “No” untuk membatalkan proses
h. Untuk menghapus banyak invoice dari banyak PPE, berikan tanda centang (v) pada check box pada nomor-nomor PPE yang akan dihapus
i. Klik “Proses Pilih Data”
j. Klik “Hapus Semua Data Yang Dipilih”

A.2. Input Invoice PPE (Mengedit Invoice)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Jika data sudah tampil, pilih PPE yang akan diedit
e. Klik detail PPE-nya, dengan melakukan klik pada tanah panah dan ceklis 
f. Untuk mengedit nomor invoice, klik pada ikon Pensil warna biru
g. Masukan Nomor Invoice, Tanggal Invoice dan Nilai Final
h. Klik Icon “Save” akan tersimpan data Invoice yang sudah di edit
i. Klik Icon Panah Merah untuk membatalkan proses edit invoice

A.3. Input Invoice PPE (Menambah Invoice)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Jika data sudah tampil, pilih PPE yang akan ditambah
e. Klik detail PPE-nya, dengan melakukan klik pada icon “+” untuk menambah Invoice PPE
f. Untuk menambah nomor invoice masukan Nomor Invoice, Tanggal Invoice dan Nilai Final
g. Klik Icon “Save” untuk menyimpan data invoice PPE
h. Klik Icon “Reset” Untuk membatalkan penambahan Invoice PPE

B. Input Invoice PPE (Menambahkan Invoice melalui template excel)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Klik Download Template
d. Buka file Download Template
e. Masukkan data-data KD KANTOR, NO DAFTAR, TGL DAFTAR, TGL INVOICE, NO INVOICE, VALUTA INVOICE dan NILAI FINAL
f. Pastikan untuk data-data PPE yang di-input adalah data-data PPE yang dimiliki oleh pelapor 

g. Pastikan untuk data-data PPE yang di-input sesuai dengan format dan tidak merubah format dari file excel
h. Pastikan untuk data-data PPE yang di-input adalah data-data PPE yang dimiliki oleh pelapor
i. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses
j. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah sesuai dan tidak merubah format dari file excel
k. Sebagai catatan, proses menambahkan nomor invoice ini akan menghapus data invoice yang lama, dan menggantikannya dengan data invoice yang di-edit melalui template file excel
l. Contoh format excel adalah sebagai berikut :
 

Keterangan :
 KD KANTOR
o Adalah kode kantor KPPBC di mana kegiatan ekspor dilaksanakan dan dilaporkan
o Format datanya adalah TEXT dengan panjang 6 karakter termasuk angka 0 di depannya.
 NO DAFTAR
o Adalah no daftar atau nomor PPE yang didapatkan dari kantor KPBC di mana kegiatan ekspor dilaksanakan
o Format datanya adalah TEXT dengan panjang 6 karakter termasuk angka 0 di depannya
 TGL DAFTAR
o Adalah tanggal pada saat kegiatan ekspor dilaksanakan
o Formatnya adalah dd-mm-yyyy (dua digit tanggal, 2 digit bulan dan 4 digit tahun)
 TGL INVOICE
o Adalah tanggal invoice yang didapatkan dari transaksi incoming yang akan disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE
o Format adalah dd-mm-yyyy (dua digit tanggal, 2 digit bulan dan 4 digit tahun)
 NO INVOICE
o Adalah nomor invoice yang didaptatkan dari transaksi incoming yang akan disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE
o Formatadalah TEXT dengan panjang maksimum 30 karakter
 VALUTA INVOICE
o Adalah valuta dari incoming yang akan disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE
o Format data adalah TEXT dengan panjang 3 karakter (misalnya IDR, USD, SGD)
 NILAI FINAL
o Adalah nilai FOB yang akan dialokasikan dari nilai incoming yang disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data PPE
o Format angka tanpa separator ribuan dan dengan tanda titik (.) sebagai separator desimal jika ada
 

C. Input Invoice PPE (Mengedit Invoice melalui upload data)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invocie PPE
c. Lakukan pencarian PPE dengan melakukan pemilihan nomor PPE dan tanggal PPE (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Untuk mengedit banyak invoice dari banyak PPE, berikan tanda centang (v) pada check box pada nomor-nomor PPE yang akan di-edit
e. Klik “Proses Pilih Data”
f. Klik “Download Data”
g. Buka file hasil download dan lakukan edit nomor invoice, tanggal invoice dan nilai final
h. Klik “Upload Data” dan pilih file yang sudah di-edit
i. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
j. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah sesuai dan tidak merubah format dari file excel