SIMODIS - Input Invoice Incoming

Proses Matching Manual adalah proses dimana pelapor dapat melakukan proses penyesuaian nomor invoice antara nomor invoice dokumen (PPE/PPI) dengan nomor invoice arus uang (Incoming/Outgoing). Proses penyesuaian ini dapat dilakukan pada menu-menu berikut dengan langkah-langkahnya :

Input Invoice Incoming dapat dilakukan dengan mekanisme sebagai berikut:
A. Melalui Web interaktif:
Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice kurang dari 5 (lima) data
1. Menghapus invoice untuk menghapus nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
2. Mengedit invoice untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah ada sebelumnya
3. Menambah invoice untuk menambahkan nomor invoice baru ke dalam data Incoming
B. Melalui upload template excel (Minimum MsExcel 2013):
Menghapus dan menambah invoice untuk menggantikan data invoice yang sudah ada sebelumnya
dengan nomor invoice yang baru
C. Melalui mekanisme download dan upload excel:
 Mekanisme ini efektif untuk jumlah data invoice lebih dari 5 (lima) data
 Mengedit invoice melalui upload data untuk melakukan perubahan nomor invoice yang sudah ada sebelumnya melalui mekanisme upload file excel

A.1. Input Invoice Incoming (Menghapus Invoice Incoming)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Masukkan Data-Data ke kolom Filter (Tanggal Incoming, Kategori Rekening, Sumber Data, No. Rekening, No. Dokumen, Nama Bank, No. Ref dan Flag Incoming)
d. Klik “Cari Data” untuk Memunculkan data Invoice Incoming
e. Klik“ Reset” Untuk Membatalkan Pencariaan data
f. Klik Detail Incomingnya, Untuk Mengedit maka klik icon Pensil berwarna biru
g. Masukan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen dan Nilai Alokasi yang sesuai
h. Klik icon “simpan data” untuk menyimpan data yang di edit
i. Klik icon “Reset” Untuk Membatalkan. Jika “yes” data dihapus “No” membatalkan data yang akan dihapus
j. Untuk membatalkan proses, klik pada ikon panah warna merah
k. Untuk menghapus banyak invoice, klik centang di checkbox
l. Klik Proses Pilih data
m. Klik Hapus Semua data yang akan dipilih
n. Menampilkan notifikasi “konfirmasi Hapus Data”
o. Klik “Yes” menghapus semua incoming
p. Klik “No” Membatalkan data yang akan di hapus invoice Incoming

A.2. Input Invoice Incoming (Mengedit Invoice Incoming)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Masukkan Data-Data ke kolom Filter (Tanggal Incoming, Kategori Rekening, Sumber Data, No. Rekening, No. Dokumen, Nama Bank, No. Ref dan Flag Incoming)
d. Klik “Cari Data” untuk Memunculkan data Invoice Incoming
e. Klik “Reset” Untuk Membatalkan Pencariaan data
f. Klik Detail Incomingnya, Untuk Mengedit maka klik icon pensil warna biru
g. Masukan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen dan Nilai Alokasi yang sesuai
h. Klik icon “simpan data” untuk menyimpan data yang di edit
i. Klik icon “Reset” Untuk Membatalkan. Jika “yes” data dihapus “No” membatalkan data yang akan dihapus

A.3. Input Invoice Incoming (Menambah Invoice Incoming)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Masukkan Data-Data ke kolom Filter Tanggal Incoming (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari), Kategori Rekening, Sumber Data, No. Rekening, No. Dokumen, Nama Bank, No. Ref dan Flag Incoming
d. Klik “Cari Data” untuk Memunculkan data Invoice Incoming
e. Klik “Reset” Untuk Membatalkan Pencariaan data
f. Klik Detail Incomingnya, Untuk Menambah Invoice Incoming klik “+”
g. Masukan Nomor Dokumen, Tanggal Dokumen dan Nilai Alokasi yang sesuai
h. Klik icon “simpan data” untuk menyimpan data yang akan ditambah
i. Klik icon “Reset” Untuk Membatalkan.

B.1. Input Invoice Incoming (Menambahkan Invoice Incoming melalui template excel)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invocie Incoming
c. Klik Download Template
d. Buka file Download Template
e. Masukkan data-data No Dokumen, Tanggal Dokumen, Nilai Alokasi
f. Pastikan untuk data-data Invocie Incoming yang di-input adalah data-data Invoice Incoming yang dimiliki oleh pelapor
g. Pastikan untuk data-data Invocie Incoming yang di-input sesuai dengan format dan tidak merubah format dari file excel

h. Pastikan untuk data-data Invocie Incoming yang di-input adalah data-data Invocie Incoming yang dimiliki oleh pelapor
i. Klik “Upload Data”
j. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
k. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah sesuai dan tidak merubah format dari file excel
l. Sebagai catatan, proses menambahkan nomor invoice ini akan menghapus data invoice yang lama, dan menggantikannya dengan data invoice yang di-edit melalui template file excel
m. Contoh format excel adalah sebagai berikut :

 NO REFERENSI
o Adalah nomor transaksi yang didapatkan dari transaksi SWIFT atau LC dari bank
o Format datanya adalah TEXT
 NO DOKUMEN
o Adalah nomor invoice yang didapatkan dari dokumen PPE (ekspor) yang akan disesuaikan/di-matching-kan kepada data-data incoming-nya
 TGL DOKUMEN
o Adalah tanggal transaksi incoming
o Format adalah dd-mm-yyyy (2 digit tanggal, 2 digit bulan dan 4 digit tahun)
 NILAI ALOKASI INCOMING
o Adalah nilai incoming yang akan dialokasikan terhadap nilai FOB dari PPE yang akan disesuaikan/di-matching-kan
o Format angka tanpa separator ribuan dan dengan tanda titik (.) sebagai separator desimal jika ada

C.1. Input Invoice Incoming (Mengedit Invoice Incoming melalui upload data)
a. Pilih menu Pelaporan DHE
b. Pilih Menu Input Invoice Incoming
c. Lakukan pencarian Incoming dengan melakukan pemilihan nomor Incoming dan tanggal Incoming (jangka waktu tanggal PPE yang bisa dipilih maksimal untuk 90 hari)
d. Untuk mengedit banyak invoice dari banyak Incoming, berikan tanda centang (v) pada check box pada nomor-nomor Incoming yang akan di-edit
e. Klik “Proses Pilih Data”
f. Klik “Download Data”
g. Buka file hasil download dan lakukan edit nomor dokumen, tanggal Dokumen dan nilai Alokasi
h. Klik “Upload Data” dan pilih file yang sudah di-edit
i. Tunggu sampai dengan muncul pop up notifikasi “Upload Sukses”
j. Jika muncul notifikasi “Upload Gagal”, periksa datanya kembali dan pastikan format data sudah sesuai dan tidak merubah format dari file excel